[FR] Facture proformat

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Une facture proforma est un document fourni avant une vente finale, détaillant les produits ou services à fournir, ainsi que leurs prix. Elle sert souvent de devis et peut être utilisée pour obtenir un financement ou une autorisation douanière avant la livraison des marchandises. Contrairement à une facture définitive, une facture proforma n'a pas de valeur comptable officielle et ne nécessite pas de paiement immédiat.

Fonctionnement d'une Facture Proforma

• Création de la Commande :
  Le client passe une commande ou demande un devis.
  Le vendeur crée une commande dans le système ERP.

• Génération de la Facture Proforma :
  Le vendeur génère une facture proforma à partir de la commande.
  Cette facture proforma inclut tous les détails de la commande, comme les produits/services, les quantités, les prix, les taxes applicables, et les conditions de livraison.

• Envoi de la Facture Proforma :
  La facture proforma est envoyée au client pour approbation.
  Elle peut également être utilisée par le client pour obtenir des financements ou des autorisations nécessaires.

• Approbation par le Client :
  Le client examine la facture proforma.
  En cas d'accord, le client peut confirmer la commande en procédant au paiement ou en fournissant une commande officielle.

• Confirmation de la Commande :
  Une fois la facture proforma approuvée, la commande est confirmée dans le système ERP.
  La production ou la préparation de la commande commence.

• Génération de la Facture Finale :
  Après la livraison des produits ou la réalisation des services, une facture finale est émise.
  Cette facture finale prend en compte tous les détails de la commande et remplace la facture proforma pour les besoins de la comptabilité et du paiement.

Exemple de Workflow avec Facture Proforma dans un ERP

• Création de la Commande :
  Le vendeur enregistre une nouvelle commande.
  Le système génère un numéro de commande unique.

• Génération de la Facture Proforma :
  Le système génère une facture proforma basée sur les détails de la commande.
  La facture proforma est envoyée au client.

• Approbation par le Client :
  Le client approuve la facture proforma et peut effectuer un paiement initial ou fournir une commande officielle.

• Confirmation de la Commande :
  Le système confirme la commande après approbation de la facture proforma.
  Les équipes de production ou de préparation commencent à travailler sur la commande.

• Production et Livraison :
  La commande suit le processus normal de production ou de préparation.
  Une fois prête, la commande est expédiée au client.

• Génération de la Facture Finale :
  Une facture finale est générée, incluant le montant total de la commande.
  La facture finale est envoyée au client pour paiement.
  Implémentation dans un Système ERP

Pour implémenter la gestion des factures proforma dans un système ERP comme WEM, voici quelques étapes clés :

• Modèles de Données :
  Ajouter des champs pour gérer les factures proforma dans les tables de commande et de facture.
  Exemple : proforma_id, proforma_statut, etc.

• Interface Utilisateur :
  Ajouter des formulaires et des boutons pour générer et envoyer des factures proforma.
  Permettre l'enregistrement des approbations des clients.

• Reporting :
  Créer des rapports pour suivre les factures proforma émises et les commandes confirmées.

Schema::create('proforma_invoices', function (Blueprint $table) {
    $table->id();
    $table->unsignedBigInteger('order_id');
    $table->decimal('total_amount', 10, 2);
    $table->string('status')->default('pending'); // pending, approved, rejected
    $table->timestamps();

    $table->foreign('order_id')->references('id')->on('orders')->onDelete('cascade');
});

class ProformaInvoice extends Model {
    protected $fillable = ['order_id', 'total_amount', 'status'];

    public function order() {
        return $this->belongsTo(Order::class);
    }
}